(+57) 300 300 98 59
Contratar trabajadores en Colombia: costos y reglas para empresas
Ayudamos a empresas colombianas y extranjeras a escoger la modalidad correcta, proyectar el costo laboral y dejar lista la contratación antes de iniciar la relación.
El salario es solo una parte del costo. También deben revisarse prestaciones, aportes, recargos, seguridad y salud en el trabajo, nómina y las condiciones reales en las que se prestará el servicio.
¿Cuánto cuesta contratar un trabajador en Colombia?
No existe un porcentaje único aplicable a todas las empresas. El resultado depende del salario, los conceptos variables, el nivel de riesgo, las exoneraciones tributarias, la jornada y los beneficios pactados.
El presupuesto debe construirse antes de ofrecer el salario
La empresa necesita distinguir lo que recibe el trabajador, lo que se paga al sistema, lo que debe provisionarse y lo que cuesta administrar la relación. También debe identificar pagos que constituyen salario aunque tengan otro nombre.
Salario y auxilios
+ aportes del empleador
+ prestaciones y vacaciones
+ costos operativosLa suma cambia según el caso concreto.
Salario y conceptos variables
Incluye el salario ordinario y los pagos que remuneran directamente el servicio.
- Salario básico
- Comisiones y bonificaciones salariales
- Horas extras y recargos
- Auxilio de transporte o conectividad, cuando corresponda
Aportes a cargo del empleador
Como referencia general: pensión 12 %, salud 8,5 %, ARL según riesgo, caja de compensación 4 %, SENA 2 % e ICBF 3 %.
- Algunas empresas pueden estar exoneradas de salud, SENA e ICBF bajo condiciones tributarias
- La base y las novedades deben reportarse correctamente por PILA
Prestaciones y vacaciones
La proyección mensual suele separar prima, cesantías, intereses y vacaciones, aunque sus bases y fechas de pago no son idénticas.
- Prima: referencia aproximada 8,33 %
- Cesantías: referencia aproximada 8,33 %
- Intereses: 12 % anual sobre las cesantías
- Vacaciones: referencia aproximada 4,17 %
Costos que no aparecen en la nómina
La contratación también exige procesos y responsables internos.
- SG-SST y exámenes ocupacionales
- Dotación, equipos y herramientas
- Software o administración de nómina
- Políticas, reglamento, formación y manejo disciplinario
Los $2.000.000 corresponden a salario mínimo más auxilio para quien cumple sus condiciones. No representan el costo empresarial total ni incluyen aportes, prestaciones, recargos o administración.
El documento debe coincidir con la forma real de trabajar
La denominación del contrato no elimina una relación laboral si en la práctica existen servicio personal, remuneración y subordinación.
Término indefinido
Es la modalidad general de vinculación laboral después de la Ley 2466 de 2025. Permanece mientras subsistan la causa y la materia del trabajo.
Término fijo
Debe constar por escrito y no puede superar cuatro años, incluidas sus prórrogas. Si no cumple los requisitos legales puede entenderse indefinido desde el inicio.
Obra o labor determinada
Debe celebrarse por escrito y describir con precisión la obra. Si la persona continúa o la labor no está delimitada, aumenta el riesgo de que se considere indefinido.
Prestación de servicios
Solo corresponde cuando existe independencia técnica y administrativa real. No debe utilizarse para encubrir subordinación, horario y control propios de un empleo.
Una empresa de servicios temporales no equivale a contratar libremente “personal temporal”. Su utilización está sujeta a causales y límites legales. También deben revisarse el contrato de aprendizaje y las obligaciones de cuota cuando sean aplicables.
Aspectos que ya deben reflejarse en la nómina y en los documentos
La reducción de jornada y la reforma laboral modificaron reglas que todavía aparecen desactualizadas en contratos, reglamentos y calculadoras privadas.
Desde el 15 de julio de 2026 culminó la reducción gradual de la jornada ordinaria, sin disminución salarial.
La jornada nocturna comprende de 7:00 p. m. a 6:00 a. m.; el horario debe considerarse al presupuestar recargos.
Desde el 1 de julio de 2026 el trabajo en día de descanso obligatorio tiene un recargo gradual del 90 %. Llegará al 100 % en 2027.
No se requiere permiso previo del Ministerio, pero el empleador debe llevar y poder entregar el registro del trabajo suplementario.
Las sanciones requieren garantías, comunicación de los hechos, oportunidad de defensa, valoración de pruebas y decisión motivada.
Plazos, prórrogas, obra contratada, horarios, licencias y canales de publicación deben ajustarse a las reglas vigentes.
Conozca la estructura laboral antes de contratar
Conservamos este contenido como introducción al régimen laboral colombiano. Para tomar una decisión en 2026 deben aplicarse además los cambios de jornada, recargos y contratación explicados en esta página.
Del cargo proyectado a una contratación operable
El alcance se define según el número de personas, el sector, la modalidad de trabajo y los procesos que ya tenga la empresa.
Diagnóstico del cargo
Funciones, subordinación, duración, salario, lugar, horario, riesgos y datos que manejará.
Proyección de costo y modalidad
Conceptos salariales, aportes, prestaciones, recargos, beneficios y responsables operativos.
Documentación
Contrato, descripción de funciones, confidencialidad, propiedad intelectual, políticas y autorizaciones.
Puesta en marcha
Afiliaciones, nómina, SG-SST, inducción, entrega de herramientas y calendario de cumplimiento.
Experiencia para prevenir y responder
La contratación se revisa desde la operación diaria y también desde el riesgo probatorio, administrativo y judicial.
Viviana Bernal
Exjueza laboral, especialista y magíster en Derecho con énfasis en Derecho del Trabajo. Su experiencia combina ejercicio judicial, docencia y acompañamiento empresarial.
- Contratos, reglamentos y políticas laborales
- Procesos disciplinarios y terminaciones
- Demandas y actuaciones ante el Ministerio del Trabajo
- Capacitación y prevención de contingencias
Alexandra Brunal
Coordina decisiones empresariales, contratos y estructura de la operación.
Respuestas iniciales para empresas
La información general permite preparar la conversación. El documento y el costo deben ajustarse al cargo y a la forma real de prestación del servicio.
Fuentes oficiales de consulta
Los valores y reglas pueden cambiar. Verifique la norma vigente al momento de contratar.
¿El costo de un trabajador es el salario más un porcentaje fijo?
No. Deben separarse aportes, prestaciones, vacaciones, auxilios, recargos y costos de implementación. Además, el nivel de riesgo y las exoneraciones aplicables cambian el resultado.
¿Un contrato de prestación de servicios evita las obligaciones laborales?
Solo cuando existe autonomía real. Si en la práctica hay servicio personal, remuneración y subordinación, un juez puede declarar una relación laboral y ordenar pagos retroactivos y otras consecuencias.
¿Una empresa extranjera puede contratar directamente en Colombia?
La respuesta depende de su presencia, actividad, permanencia y estructura tributaria y corporativa. Antes de contratar debe definirse quién será el empleador y quién cumplirá las obligaciones locales.
¿Qué debe revisarse al contratar a una persona extranjera?
Además del contrato y la seguridad social, deben verificarse su situación migratoria, las autorizaciones para desarrollar la actividad y los reportes que correspondan.
¿Cuándo se necesita reglamento interno de trabajo?
Depende de la actividad y del número de trabajadores. Aun cuando no sea obligatorio, la empresa puede necesitar políticas claras de jornada, disciplina, desconexión, datos, acoso y uso de herramientas.
¿La empresa debe implementar SG-SST desde el primer trabajador?
Los empleadores y contratantes están sujetos al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. El alcance y los estándares aplicables dependen del tamaño, el nivel de riesgo y las características de la operación.
Cuéntenos a quién necesita contratar
Indique el cargo, salario aproximado, duración, horario, ciudad y forma de trabajo. Con esa información podremos identificar quién del equipo debe revisar la contratación y qué documentos preparar.