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Reforma laboral: reglas y solidaridad en contratistas y subcontratistas
Nueva legislación laboral en Colombia
19 de Agosto 2025
Contratistas y subcontratistas: solidaridad laboral
La reforma laboral refuerza la tercerización responsable. Define quiénes son contratistas y subcontratistas, cuándo existe solidaridad del contratante y qué controles deben documentarse para evitar desnaturalizar relaciones laborales.
¿Quién es contratista o subcontratista?
- Personas naturales o jurídicas que ejecutan obras, trabajos o servicios en beneficio de un tercero.
- Acuerdan un precio por el resultado (no por tiempo subordinado).
- Asumen los riesgos propios de la ejecución (medios, costos, organización).
- Trabajan con sus propios medios y gozan de autonomía técnica y directiva (sin órdenes propias de un empleador).
Si en los hechos hay subordinación (órdenes directas, control disciplinario, horarios impuestos), puede presumirse una relación laboral y no un contrato civil/comercial.
Solidaridad del contratante
Existe responsabilidad solidaria entre quien contrata o subcontrata y el contratista en materia de obligaciones laborales y de seguridad social frente al personal que ejecuta la obra o servicio, salvo cuando se trate de labores extrañas a las actividades normales del negocio del contratante.
Traducción práctica: si el servicio está conectado al giro ordinario (p. ej., operación, logística, atención comercial), el contratante debe extremar la debida diligencia porque podría responder solidariamente por salarios, prestaciones y aportes.
Contratación responsable: qué exige la reforma
| Criterio | Contratante (empresa que encarga) | Contratista/Subcontratista | Evidencia mínima |
|---|---|---|---|
| Definición del servicio | Delimitar objeto, alcance, entregables y plazo. | Plan de trabajo y metodología de ejecución. | Contrato + cronograma + indicadores (KPIs). |
| Autonomía vs subordinación | No impartir órdenes propias de empleador; tratar por resultados. | Organizar personal, horarios y medios propios. | Cláusulas de independencia; canales de coordinación no disciplinarios. |
| Obligaciones laborales | Exigir y verificar cumplimiento (pagos, prestaciones, seguridad social). | Pagar salarios, afiliar y cotizar a su personal. | Certificados PILA/seguridad social, nómina, ARL, SST. |
| Seguridad y salud en el trabajo (SST) | Control de acceso, inducción en riesgos del sitio, coordinaciones de SST. | SG-SST propio, EPP, formación, reportes de incidentes. | Actas de inducción, matríz de riesgos, reportes ARL. |
| Subcontratación | Autorizar por escrito y exigir mismas reglas (“flujo” de obligaciones). | Informar subcontratos y responder por su cadena. | Cláusulas de “flow-down” y evidencias de verificación. |
| Solidaridad | Auditar periódicamente y conservar soportes para mitigar riesgo solidario. | Entregar soportes en tiempo. | Informes de auditoría y checklists firmados. |
Señales de alerta: cuando la tercerización se desnaturaliza
- El contratante aprueba vacaciones, autoriza licencias o sanciona personal del contratista.
- El personal del contratista usa manuales disciplinarios o horarios del contratante.
- El pago se hace por tiempo y supervisión directa, no por resultado.
- Los trabajadores del contratista ocupan cargos permanentes del core del contratante sin rotación ni autonomía.
Buenas prácticas para cumplir por la empresa contratante
- Matriz de tercerización: lista de contratos por área, si la labor es core o no core, y nivel de riesgo solidario.
- Cláusulas clave: independencia, cumplimiento laboral, flow-down a subcontratos, auditoría, terminación por incumplimiento, protección de datos, SST.
- Auditoría trimestral: recaudar PILA, nómina, ARL, EPPS, SG-SST; cerrar hallazgos por escrito y fijar planes de mejora.
- Frontera funcional: roles del contratante (gestión del contrato y entrega) vs. contratista (dirección del personal).
- Onboarding en sitio: inducción de riesgos, accesos, no subordinación y canales de reporte incidentes.
Buenas prácticas para contratistas
- Orden documental (contratos de trabajo, afiliaciones, pagos), manual de SST y formación.
- Definir encargados por proyecto y protocolos de reporte al contratante.
- Mantener equipos y herramientas propias y demostrar autonomía en la ejecución.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿En qué casos no hay solidaridad?
Cuando el servicio contratado es extraño al giro ordinario del negocio del contratante. Aun así, es recomendable conservar pruebas de la naturaleza no-core del servicio.
¿Cómo evito que se presuma relación laboral con mi contratista?
Gestiona por resultados, evita órdenes directas al personal, no uses tu RIT ni tus sistemas disciplinarios con ellos y deja constancia de la autonomía técnica.
¿Qué documentos debo pedir mensualmente?
Planilla PILA, nómina, afiliaciones y pagos ARL, certificación de SG-SST, y evidencias de inducción/capacitación.
¿Puedo permitir subcontratación?
Sí, con autorización previa y cláusulas que repliquen todas las obligaciones (flow-down). Verifica también a los subcontratistas.
Checklist rápido
- Objeto, alcance y entregables claros.
- Cláusulas de independencia, auditoría y flow-down.
- PILA, nómina, ARL, SST al día (evidencias).
- Matriz de riesgos de tercerización y auditorías periódicas.
- Inducción en SST y protocolos de incidentes.
- Regla interna de no subordinación al personal contratado.