Procedimiento disciplinario

La reforma laboral refuerza el debido proceso en la imposición de sanciones y en el despido con justa causa. El empleador debe garantizar comunicación clara, oportunidad real de defensa y decisiones motivadas; el trabajador, a su vez, cuenta con tiempos, acompañamiento y recursos definidos.

¿Qué exige el debido procedimiento disciplinario?

• Comunicación formal y por escrito de los hechos.
• Traslado de las pruebas con acceso efectivo al expediente.
• Término para la defensa no inferior a 5 días (descargos y presentación de pruebas).
• Pronunciamiento definitivo motivado, con valoración de pruebas.
• Imposición de sanción o terminación, cuando haya mérito.
• Recurso (según RIT/convención), con decisión final.
• Principios transversales: inmediatez, proporcionalidad y gradualidad; accesibilidad (ajustes razonables a personas con discapacidad); uso de tecnologías de la información para notificar/recibir descargos; posible acompañamiento del Mintrabajo; actualización del RIT.

Paso a paso del procedimiento disciplinario

Principios y garantías clave

• Inmediatez: iniciar el trámite pronto tras conocer los hechos.
• Asistencia: el trabajador puede actuar con 1 o 2 representantes/asesores.
• Accesibilidad: medidas para personas con discapacidad (formatos accesibles, intérpretes, tiempos razonables).
• Tecnologías de la información: habilita canales oficiales (correo corporativo, portal, firma digital) y documenta recepción.
• RIT actualizado: tipifica faltas y sanciones, reglas de notificación, plazos y recursos.

Modelos breves (puedes adaptarlos)

Apertura

“Por medio de la presente se comunican los hechos presuntamente constitutivos de falta disciplinaria…, con fundamento en el artículo… del RIT. Se adjuntan las pruebas y se concede un término no inferior a cinco (5) días para que presente por escrito sus descargos y las pruebas que estime pertinentes.”

Decisión motivada

“Analizadas las pruebas obrantes en el expediente y los descargos presentados, se concluye… En aplicación de los principios de proporcionalidad y gradualidad, se impone la sanción de… contra la cual procede el recurso de… dentro de… días, conforme al RIT.”

Checklist de cumplimiento  de la empresa en el procedimiento disciplinario

• RIT vigente con faltas, sanciones, plazos y recursos.
• Formatos de apertura, traslado de pruebas, descargos, decisión y recurso.
• Matriz de plazos (mín. 5 días para defensa) y evidencia de notificaciones.
• Canales digitales oficiales y manual de uso.
• Registro de audiencias (actas) y archivo ordenado del expediente.
• Procedimiento para ajustes razonables (accesibilidad).

Buenas prácticas para trabajadores

• Lee completa la comunicación, recopila pruebas y presenta descargos dentro del término mínimo de 5 días.
• Si lo requieres, asiste con asesor(es) y solicita copias del expediente.
• Pide ajustes razonables si tienes una condición que lo amerite.
• Si no estás de acuerdo, interpone el recurso dentro del plazo del RIT.

Preguntas frecuentes

¿Se puede sancionar sin audiencia o descargos?
No. Debe garantizarse defensa efectiva (mín. 5 días) y decisión motivada.

¿Valen notificaciones por correo?
Sí, si son canales oficiales y queda constancia de envío/recepción.

¿Qué ocurre si no se respeta el debido proceso?
La sanción o terminación puede quedar expuesta a nulidad o a reclamaciones administrativas/judiciales.