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Reforma laboral: nuevas licencias remuneradas de calamidad, salud, escuela, autoridades y movilidad
Nueva legislación laboral en Colombia
19 de Agosto 2025
Licencias remuneradas
La reforma laboral amplía y precisa los supuestos en los que el empleador debe otorgar licencia remunerada. La idea es garantizar tiempo real para atender calamidades, salud, deberes familiares, citaciones de autoridad y fomentar la movilidad sostenible.
¿Cuándo procede la licencia remunerada?
| Circunstancia | ¿Qué cubre? | Soporte mínimo | Duración / Alcance |
|---|---|---|---|
| Grave calamidad doméstica | Suceso personal o familiar que afecte el normal desarrollo de las actividades del trabajador. Incluye familias de crianza. | Certificación o evidencia del suceso; declaración del trabajador cuando proceda. | Tiempo necesario y razonable para atender la situación, según verificación y política interna. |
| Citas médicas | Atención en salud programada o de urgencia del trabajador o de su dependiente a cargo. | Soporte de la IPS/entidad de salud (programación o atención de urgencias). | El tiempo requerido para la atención y el desplazamiento razonable. |
| Obligaciones escolares | Asistencia como acudiente de hijos menores de edad (reuniones, citaciones, evaluaciones). | Citación del plantel educativo o constancia. | El tiempo indispensable para cumplir el requerimiento. |
| Situaciones judiciales, administrativas o legales | Comparecencias ante autoridad (declaraciones, audiencias, diligencias) en calidad de parte, testigo o similar. | Citación, boleta o comunicación oficial. | Tiempo de la diligencia y desplazamientos necesarios. |
| Movilidad sostenible – uso de bicicleta | 1 (un) día de descanso remunerado por cada 6 meses de trabajo si se certifica que la bicicleta es el medio habitual para llegar y salir del trabajo. | Certificación o mecanismo de verificación interno (registros, parqueaderos, plan de movilidad). | 1 día remunerado semestral (no acumulable salvo política interna). |
Ámbito familiar para calamidad y cuidado: hasta tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil; incluye familias de crianza.
Procedimiento recomendado para la empresa
- Solicitud: el trabajador radica petición con la causal, fecha(s) y soportes (o compromiso de entregarlos después en urgencias).
- Verificación: RR. HH. valida causal y define el tiempo razonable según el caso.
- Respuesta: se autoriza por escrito (o se niega debidamente motivado con alternativa).
- Registro: se marca la novedad como licencia remunerada en nómina.
- Cierre: se archivan soportes y se reportan indicadores internos (frecuencia, causas).
Buenas prácticas para la licencia remunerada
- Política clara con ejemplos, soportes aceptados y responsables.
- Formatos de solicitud y constancia de asistencia (salud, colegio, autoridad).
- Mecanismos para urgencias: permite justificar después sin afectar el pago.
- Evita descuentos salariales cuando exista soporte y la situación esté cubierta.
- En movilidad sostenible, implementa un plan de verificación sencillo y no invasivo.
Modelo breve de solicitud
“Solicito licencia remunerada para el día ___ por [causal]. Adjunto/adjuntaré [soporte]. El tiempo estimado es de ___ horas. Quedo atento(a) a su confirmación.”
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿La empresa puede exigir siempre soporte previo?
En urgencias puede aceptarse justificación posterior. En hechos programables (citas, audiencias, reuniones escolares) se recomienda soporte previo.
¿Qué pasa si la diligencia legal se extiende?
Debe cubrirse el tiempo real requerido, con constancia de asistencia.
¿El día por bicicleta es adicional a las vacaciones?
Sí, es un descanso remunerado independiente condicionado a la certificación de uso del medio de transporte.
¿Se puede negar una licencia remunerada?
Solo con motivación escrita cuando la causal no esté acreditada o no se ajuste al supuesto; debe ofrecerse alternativa cuando sea posible (reprogramación, teletrabajo, etc.).
Checklist de cumplimiento (rápido)
- Política de licencias remuneradas publicada y socializada.
- Formatos de solicitud y matriz de soportes por causal.
- Canal de radicación y tiempos de respuesta definidos.
- Registro en nómina con códigos de novedad.
- Plan de movilidad sostenible para certificar el uso de bicicleta.
- Indicadores de uso y auditoría interna.