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Reforma laboral: límites y obligaciones para empresas de servicios temporales (EST)
Nueva legislación laboral en Colombia
19 de Agosto 2025
Empresas de servicios temporales (EST) — reglas y límites en la reforma laboral
La reforma laboral reafirma que las empresas de servicios temporales (EST) solo pueden usarse en situaciones específicas y temporales. Si la empresa usuaria excede esos límites, podrá ser considerada el verdadero empleador del trabajador en misión y la EST una simple intermediaria, con riesgos de solidaridad y sanciones (incluso revocatoria de licencia para la EST).
¿Cuándo sí y cuándo no usar empresas de servicios temporales?
| Uso de EST | Ejemplos típicos | Clave de cumplimiento |
|---|---|---|
| Cuándo SÍ | Reemplazos temporales (vacaciones, incapacidades), picos estacionales de demanda, proyectos de duración limitada, contingencias operativas. | Justificar causa temporal, fijar plazo y entregables; mantener equivalencia de condiciones para el trabajador en misión. |
| Cuándo NO | Cubrir funciones permanentes del negocio, tercerizar el core de forma indefinida, encadenar misiones para el mismo cargo sin causa temporal. | Si se trasgreden los límites, la usuaria puede ser declarada empleadora real (y responder por salarios, prestaciones y seguridad social). |
Responsabilidades: quién hace qué
| Actor | Obligaciones principales | Soportes recomendados |
|---|---|---|
| EST | Contratar al trabajador en misión, afiliar y pagar seguridad social, pagar nómina y prestaciones, gestionar riesgos (ARL, SST), cumplir normativa sectorial. | Contrato de trabajo, planillas PILA, desprendibles de nómina, afiliaciones, reportes ARL y SG-SST. |
| Empresa usuaria | Contratar el servicio con causa y plazo definidos; garantizar condiciones equivalentes (seguridad, higiene, dotación cuando aplique); coordinar sin subordinación disciplinaria. | Contrato comercial con la EST (objeto, causa temporal, plazo), actas de inducción y SST, evidencias de equivalencia. |
| Trabajador en misión | Cumplir funciones del encargo, observar medidas de SST, reportar novedades a EST y usuaria. | Contrato de trabajo con la EST y actas de asignación a la misión. |
Contrato con el trabajador en misión: contenidos mínimos
En el contrato de trabajo suscrito por la EST con el trabajador en misión debe constar, como mínimo:
- Causa que da lugar a la misión (reemplazo, pico estacional, proyecto, etc.).
- Duración estimada y condiciones de terminación.
- Funciones, lugar de ejecución y jornada (incluidos recargos y horas extra conforme a la reforma laboral).
- Remuneración y beneficios; equivalencia de condiciones frente a la empresa usuaria cuando aplique.
- Seguridad social y cobertura de ARL.
- Reglas de SST, dotación y herramientas de trabajo (si corresponden).
- Canales para novedades, quejas y reportes de incidentes.
Riesgos y sanciones
- Desnaturalización de la EST: si se usan para cubrir funciones permanentes o fuera de los casos permitidos, la empresa usuaria puede ser considerada empleadora, con solidaridad en obligaciones laborales.
- Sanciones administrativas: a la EST por incumplir el régimen, incluida la revocatoria de la licencia de funcionamiento.
- Contingencias judiciales: reclamaciones por salarios, prestaciones, recargos y seguridad social.
Checklist rápido de cumplimiento (empresa usuaria)
- Define la causa temporal y el plazo de la misión (evita encadenar misiones para el mismo cargo).
- Firma contrato con la EST con objeto y alcance precisos; exige equivalencia de condiciones para el trabajador en misión.
- Prohíbe la subordinación disciplinaria directa al personal en misión (no aplicar tu RIT a trabajadores de la EST).
- Inducción en SST y control de acceso; entrega de EPP si corresponde.
- Auditoría mensual: PILA, nómina, ARL, reportes de SST de la EST.
- Actas de cierre de la misión y plan de desmovilización.
Buenas prácticas para empresas de servicios temporales
- Contratos claros con causa de la misión y fechas; trazabilidad de nómina y aportes.
- Programas de SST y coordinación con la usuaria; reportes de incidentes en tiempo real.
- Mecanismos de atención de quejas y de equivalencia de condiciones.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puede la usuaria prorrogar indefinidamente la misma misión?
No. La reforma laboral exige una causa temporal; prórrogas sucesivas para cubrir un cargo permanente exponen a la usuaria a ser considerada empleadora real.
¿Qué debe decir el contrato del trabajador en misión?
La causa que origina la misión, duración, funciones, jornada, remuneración, seguridad social/ARL y reglas de SST, entre otros.
¿Qué pasa si la EST incumple aportes?
La usuaria puede enfrentar solidaridad en el pago frente a los trabajadores de misión y sanciones de la autoridad laboral hacia la EST.
¿Puedo usar EST para todo el front de operación?
Si es una función permanente del core, no. Solo para necesidades temporales claramente justificadas.